Працівник питає у Teams, бот відповідає з затверджених документів з цитатою і посиланням на джерело,
чесно каже «не знаю» і не губить жодного питання: все, на що немає відповіді, лягає у реєстр для HR.
Ця пропозиція закриває всі пункти розділу 13 вашого брифу; де бриф залишає свободу, ми зафіксували
розумні дефолти з приміткою «змінюється у налаштуваннях».
Підготовлено для Приправки · за брифом «Створення внутрішнього корпоративного чатбота» ·
Initask, initask.com · Віталій Міняйло, +380 93 988 91 99
Чатбот, який економить час працівників і HR, не створюючи ризику вигаданих відповідей
Середовище
Microsoft 365
Active Directory, Teams, SharePoint. Бот вбудовується у те, що вже працює, нових систем для людей немає.
Аудиторія MVP
Офіс UA + PL
Офісні працівники України і Польщі з корпоративними акаунтами і Teams. Виробничий персонал: наступний етап.
Строк MVP
До 2 місяців
Наш план: 6-8 тижнів, пілотна група бачить бота вже на четвертому тижні.
Відповіді виключно на підставі затверджених корпоративних документів і дозволених даних Active Directory.
Чесне «відповіді немає» плюс простий реєстр таких питань з повідомленням HR, без впровадження Service Desk.
Мови: українська, польська, англійська у відповідях; російську розуміє, відповідає українською.
Адмініструє HR без програмування; статистика використання і якості; відкрита для вашого IT архітектура.
02 · Рішення
AI-шар над вашим Microsoft 365, а не нова система
Рішення складається з трьох шарів, і це не маркетингова схема, а спосіб виконати ваші вимоги до розвитку:
Канали
Microsoft Teams у MVP, єдина точка входу.
Telegram і голос підключаються потім як нові входи до того самого ядра, без переписування.
Ядро
Пошук по базі знань з цитатами, правила спілкування (конфіг HR),
реєстр питань без відповіді, статистика і журнал, мовна модель як замінний блок. Не залежить від каналу.
Джерела
SharePoint: документи і версії.
Active Directory: люди, посади, оргструктура, групи доступу. Тільки читання, тільки дозволені поля і теки.
Оркестрація сценаріїв та інтеграцій на відкритій платформі (n8n або аналог, як згадано у вашому брифі):
ваша IT-команда бачить логіку у візуальному редакторі, розуміє принцип роботи і може самостійно вносити невеликі зміни.
Повністю закритого рішення, логіку якого неможливо переглянути, у нас немає.
03 · Склад і межі MVP
Що вміє бот першого етапу
Розуміє зміст завантажених документів: Word, PDF (включно зі сканами через розпізнавання), таблиці.
Відповідає лише з підключених документів і дозволених даних AD; відповідь без знайденого джерела технічно не формується, тому власні припущення виключені.
Дає посилання на документ-джерело, розділ і цитату при кожній відповіді.
Чесно повідомляє, коли відповіді немає або інформації недостатньо.
Пропонує передати питання в HR: кнопка у Teams або текстова команда. Перед відправкою показує, які дані буде передано, і чекає підтвердження.
Створює структурований запис у єдиному реєстрі: дата і час, працівник, підрозділ, питання, відповідь бота або ознака її відсутності, коментар. Повідомляє визначений канал HR. HR звʼязується з працівником і використовує записи для поповнення бази.
Тримає обмежений контекст діалогу: розуміє уточнення, не перепитує базові речі у межах розмови.
Знає людей з Active Directory: посади, підрозділи, керівників, робочі контакти, місце в оргструктурі; допомагає знайти документ або відповідальну особу.
Не змінює дані у корпоративних системах: тільки читання; єдиний виняток, запис у власний реєстр за погодженим сценарієм.
Межі MVP: одна спільна база знань для всіх користувачів (розмежування за аудиторіями: етап 2);
канал один, Teams; Telegram і голос у MVP не входять і в ціну не включені, як просить бриф.
04 · База знань і адміністрування
HR керує базою сам, без програмування
Основне сховище: SharePoint. Додатково проста адмінформа завантаження. Незалежно від способу завантаження все потрапляє у єдину централізовану базу.
HR бачить перелік підключених документів зі статусами (активний, індексується, деактивований, потребує перегляду), завантажує і оновлює, деактивує неактуальне.
Контроль актуальності: документам призначається період перегляду, власник отримує нагадування (період змінюється у налаштуваннях).
Формати MVP: DOCX, PDF, XLSX і таблиці всередині документів. Скановані PDF ідуть через розпізнавання (повільніше). Обмеження чесні: складна верстка або поганий скан знижують якість, такий документ отримує позначку в адмінці.
З першого дня у документа є поле аудиторії: у MVP воно не використовується (база спільна), на етапі 2 вмикає розмежування без перебудови.
05 · Мови
Одна система на всі країни, без окремих ботів
Відповіді: українською, польською або англійською, мовою звернення користувача.
Питання російською бот розуміє, відповідає українською. Російська як мова відповіді не використовується ніде.
Документи можуть бути різними мовами: бот формує відповідь мовою користувача на підставі дозволеного джерела, написаного іншою мовою, без зміни змісту і нормативного контексту.
Мова звернення не є ознакою доступу: вона визначає лише мову відповіді. Вибір доступної бази знань (з етапу 2) робиться за країною, юрособою, підрозділом і групами користувача.
Додавання нової європейської мови
Румунська, німецька, чеська та інші додаються без перебудови і без окремого бота: (1) мова вмикається у налаштуваннях,
(2) за потреби завантажуються документи цією мовою, (3) контрольний прогін з носієм: 20-30 типових питань зі звіркою відповідей.
Строк: 1-2 тижні на мову, більшість часу це перевірка якості. Якість залежить від якості документів і результатів контрольного прогону,
який ми проводимо разом з вашими людьми.
06 · Достовірність і правила спілкування
Мінімум ризику вигаданих відповідей: за конструкцією, а не за обіцянкою
Модель ніколи не бачить «весь інтернет» від імені бота: їй передаються лише фрагменти ваших документів, знайдені під конкретне питання.
Цитати у відповіді звіряються з оригіналом документа; відповідь без джерела не видається, замість неї чесне «у базі знань цього немає».
Сторонні теми (політика, політичні і громадські діячі, особисті якості керівників і працівників, чутки, конфлікти): ввічлива відмова.
При повторних порушеннях: попередження користувачу, далі повідомлення HR з мінімально необхідним фрагментом. Автоматичного блокування немає, рішення завжди за людьми.
Тон і правила спілкування: окремий конфіг, який HR редагує самостійно, без програмування і без нас. Зміни застосовуються одразу, історія змін зберігається. Поріг попереджень (дефолт 3) змінюється у налаштуваннях.
07 · Конфіденційність і контекст діалогу
Просте, дешеве і прозоре зберігання
Параметр
Запропонований дефолт
Примітка
Контекст діалогу
10 останніх повідомлень або 24 години
що настане раніше; далі автоочищення
Вплив на якість
уточнення розуміються
старі теми бот чесно перепитує
Вплив на вартість
мінімальний
короткий контекст здешевлює запити до моделі
Реєстр питань без відповіді
12 місяців
потім автоочищення; строк змінюється
Персональна довготривала памʼять
немає
свідомо, як у брифі
Повні особисті діалоги працівників з ботом недоступні HR і адміністраторам для звичайного перегляду. Аналіз якості робиться на агрегованій і знеособленій статистиці.
HR бачить: реєстр переданих питань (кожен запис створюється лише після підтвердження працівником, з показом переліку даних), статистику, конфіг правил.
При повторних порушеннях правил HR отримує імʼя і мінімально необхідний фрагмент повідомлення, на якому спрацювало правило.
IT бачить технічний журнал і моніторинг без змісту особистих розмов.
Строки зберігання, правила очищення і розмежування доступу фіксуються у документації MVP і в договорі про обробку даних.
08 · Швидкодія, статистика, контроль
2-3 секунди на підтвердження, 95% повних відповідей до 30 секунд
Якщо повна відповідь не готова одразу, користувач протягом 2-3 секунд бачить, що запит прийнято і обробляється.
Ціль: 95% запитів з повною відповіддю до 30 секунд за штатного навантаження. Складні запити і затримки показують зрозумілий статус, користувач не лишається без звʼязку.
Методика вимірювання: час фіксується на кожному запиті, від надходження повідомлення до повної відповіді. На дашборді: медіана, 95-й перцентиль, частка до 30 секунд, найповільніші запити з розбором причин.
Очікуване навантаження (оцінка для ~300 офісних користувачів): штатно 100-200 запитів на день, пік 500-600 (перший тиждень після запуску, дні оголошення нових політик). Пропускну здатність закладаємо з триразовим запасом; перевищення обробляється чергою зі статусом користувачу, а не мовчазною відмовою.
Статистика MVP
Кількість користувачів і активність; кількість звернень; популярні теми; питання без відповіді; звернення, передані в HR;
середній час відповіді і частка у межах 30 секунд; технічні помилки, повтори і збої. Перегляд: вебпанель адміністратора
плюс вивантаження CSV для ваших звітів. Це наш рекомендований стартовий склад; додаткові показники додаємо за вашими запитами
у межах підтримки.
09 · Користувачі і доступ
Через корпоративний акаунт, без ручного реєстру
Ідентифікація: корпоративний обліковий запис у Teams, як і вимагає бриф.
Керування допуском: група доступу у корпоративному каталозі (напр. bot-users). Це стандартний механізм AD: додали людину в групу, бот працює; прибрали, не працює.
Ручний реєстр користувачів не ведеться взагалі: джерело правди одне, ваш каталог.
Механізм і строк припинення доступу: чинність акаунта і членство у групі перевіряються на кожному зверненні, без кешу прав. Заблокований у каталозі або відключений від Teams працівник втрачає доступ до бота з наступного ж повідомлення.
10 · Мовна модель: два варіанти
Порівняння за критеріями вашого брифу і рекомендація
Критерій
Варіант 1 · зовнішня модель через шлюз
Варіант 2 · локальна open-source
Якість укр / пол / англ
висока в усіх трьох, стабільна
середня; невеликі моделі помітно слабші в українській і польській
Нові європейські мови
додаються налаштуванням
залежить від моделі; іноді потрібна заміна моделі
Робота лише з базою знань
однаково в обох: шлюз передає моделі тільки знайдені фрагменти, цитати звіряються, відповідь без джерела не видається
Серверні потужності
звичайний сервер застосунку
сервер з GPU: оренда ~$250-500/міс або власне залізо від ~$4-6 тис.
Строк запуску
6-8 тижнів
8-10 тижнів
Разові витрати
$5 950
$7 000 + залізо/оренда
Регулярні витрати на модель
$30-80/міс за використання
$250-500/міс GPU, незалежно від використання
Захист даних
назовні йдуть лише фрагменти під конкретну відповідь; режим API без навчання провайдера на ваших даних, фіксується договором
нічого не покидає ваш контур
Обмеження
залежність від провайдера і інтернет-звʼязку
нижча якість складних відповідей і перекладів
Масштабування
просте, вартість росте плавно з використанням
обмежене залізом, апгрейд стрибками
Рекомендація
Для вашого сценарію рекомендуємо варіант 1: стабільна якість українською і польською, запуск у строк,
і на вашому обсязі (орієнтовно кілька тисяч запитів на місяць) оплата за використання виходить у рази дешевшою за постійну оренду GPU.
Мета «не платити постійно зовнішньому постачальнику» на малих обсягах досягається якраз оплатою за використання.
Невелика локальна open-source модель базову якість забезпечити може, але в українській і польській помітно поступається.
Модель у нашій архітектурі це замінний блок: якщо згодом вирішите перейти на локальну, це заміна блока і тестовий прогін, а не переробка системи.
Спосіб чесно порівняти (як просить бриф): однаковий набір ваших документів (10-20) і контрольних питань (30-50),
прогін через обидва варіанти, сліпа оцінка відповідей вашими людьми, звіт з якістю, швидкістю і вартістю по кожному.
Вартість тесту: $700 (20 год), строк 2 тижні, можна виконати до старту MVP.
11 · Подальший розвиток без перебудови
Розмежування доступів, Telegram, голос
Етап 2: розмежування знань за аудиторіями
У документа вже у MVP є поле аудиторії, у користувача є атрибути з AD: країна, юрособа, підрозділ, окремі групи для винятків.
Тому розмежування (всі / Україна / Польща / підрозділи / спецгрупи) це налаштування і тестування, а не переписування:
$2 450-3 150 (70-90 год), 3-4 тижні, без перебудови бази знань і без втрати історії. Приклад з брифу
(різні правила відпусток для України і Польщі) закривається саме цим механізмом.
Telegram
У MVP не входить і у вартість не включений, як просить бриф. Оскільки ядро відокремлене від каналу, Telegram потім
підключається як ще один вхід: бот у Telegram, привʼязка акаунта до працівника, окрема модель доступу для виробничого
персоналу без Teams. База знань, правила, реєстр і статистика працюють одразу. Межі, ідентифікацію, строки і вартість
цього етапу погодимо окремо після перевірки MVP.
Голос (оцінка наперед, стандартний ліцензований голос, без клонування)
Варіант
Що робить
Оцінка робіт
Регулярні витрати
Голос на вхід
голосове повідомлення розпізнається, відповідь текстом
30-40 год · $1 050-1 400
розпізнавання за хвилини; на офісному обсязі десятки $/міс
Голос на вхід і вихід
плюс озвучення відповіді
+20-30 год · $700-1 050
плюс синтез мовлення, порівнянні суми
Асистент у реальному часі
живий голосовий діалог
окремий проєкт, від 120 год
помітно вищі, залежать від хвилин; оцінка після MVP
Чесне застереження: можливості голосу всередині Teams обмежені платформою Microsoft, найпрактичніший перший крок
це голосове повідомлення з текстовою відповіддю. Голос у Telegram розглянемо разом з підключенням цього каналу.
Teams-бот у вашому тенанті · ядро з пошуком, цитатами і чесним «не знаю» · інтеграції SharePoint і AD ·
адмінка бази знань для HR · правила спілкування у конфігу · реєстр питань без відповіді з повідомленням каналу HR ·
статистика і журнал · мовні правила (укр/пол/англ, розуміння рос) · пілот на тестовій групі · документація і навчання HR та IT.
Регулярні витрати (варіант 1)
$250/міс підтримка і супровід: моніторинг, оновлення, консультації HR, дрібні правки
$30-80/міс мовна модель, оплата за використання
інфраструктура: ваш Azure ~$50-100/міс, або наш хостинг (включено у підтримку)
MVP на локальній моделі (варіант 2)
$7 000 одноразово (200 год), строк 8-10 тижнів
GPU: оренда ~$250-500/міс або власне залізо від ~$4-6 тис. разово
підтримка $250/міс, модель без поплатежів
Наступні етапи (за бажанням)
Вартість
Строк
Порівняльний тест зовнішньої і локальної моделі на ваших документах
$700
2 тижні
Етап 2: розмежування доступів за аудиторіями
$2 450-3 150
3-4 тижні
Голос: повідомлення на вхід, відповідь текстом
$1 050-1 400
2-3 тижні
Telegram для виробничого персоналу
оцінка після MVP
окремо
Оплата поетапно: 50% на старті, 50% після приймання MVP за критеріями, зафіксованими у договорі.
Якщо під час впровадження зʼявляється новий обсяг поза складом MVP, він оцінюється окремо і виконується лише після погодження.
13 · Вимоги до участі з вашого боку
Що потрібно від HR і IT
Від HR · 2-3 год на тиждень під час впровадження
Затверджені документи в одному місці (SharePoint або передати нам)
Перелік заборонених тем і бажаний тон бота (правимо стартовий конфіг разом)
Канал HR для повідомлень реєстру
Участь у пілоті: розбирати реєстр і давати зворотний звʼязок два тижні
Від IT · разові стандартні дії у Microsoft 365
Реєстрація Teams-застосунку у тенанті (інструкцію даємо)
Право читання дозволених тек SharePoint
Право читання дозволених полів AD: ПІБ, посада, підрозділ, керівник, контакти
Група доступу bot-users
Рішення про середовище: ваш Azure або наш хостинг
14 · Технічна підтримка і розвиток
Супровід за стандартом, а не «пишіть у чат»
Кожне звернення отримує номер і статус у реєстрі підтримки; чат лише дублює повідомлення, а не замінює запис.
Пріоритети P1-P4 зі строками реакції і вирішення; критичні збої розбираються з постмортемом.
Раз на місяць кумулятивний звіт одним посиланням: рух звернень, типи робіт, витрачені години, дотримання строків.
Гарантійні дефекти не списують години з пулу підтримки: ви бачите такі рядки з нульовими годинами і позначкою «гарантія».
Розвиток (нові мови, розмежування, Telegram, голос) плануємо ітераціями за вашими пріоритетами.
15 · Наступний крок
Подивіться демонстрацію, далі коротка зустріч
Ми вже зібрали живу демонстрацію за вашим брифом: 12 сценаріїв і 59 кроків,
від відповіді з цитатою до плану запуску. Її можна пройти самостійно у браузері, кожен екран має пряме посилання,
щоб ділитися конкретним кроком з колегами з HR та IT.
Пропонуємо зустріч на 30-40 хвилин з вашими HR і IT: пройдемо демонстрацію разом, звіримо склад MVP і зафіксуємо старт.
За бажанням почнемо з порівняльного тесту моделей на ваших документах.