INITASKКомерційна пропозиція · Приправка
Підготовлено за вашим брифом · серпень 2026
Внутрішній корпоративний чатбот у Microsoft Teams
Працівник питає у Teams, бот відповідає з затверджених документів з цитатою і посиланням на джерело,
чесно каже «не знаю» і не губить жодного питання: все, на що немає відповіді, лягає у реєстр для HR.
Ця пропозиція закриває всі пункти розділу 13 вашого брифу; де бриф залишає свободу, ми зафіксували
розумні дефолти з приміткою «змінюється у налаштуваннях».
Підготовлено для Приправки · за брифом «Створення внутрішнього корпоративного чатбота» ·
Initask, initask.com · Віталій Міняйло, +380 93 988 91 99
01 · Ваша задача, як ми її зрозуміли
Чатбот, який економить час працівників і HR, не створюючи ризику вигаданих відповідей
Середовище
Microsoft 365
Active Directory, Teams, SharePoint. Бот вбудовується у те, що вже працює, нових систем для людей немає.
Аудиторія MVP
Офіс UA + PL
Офісні працівники України і Польщі з корпоративними акаунтами і Teams. Виробничий персонал: наступний етап.
Строк MVP
До 2 місяців
Наш план: 6-8 тижнів, пілотна група бачить бота вже на четвертому тижні.
- Відповіді виключно на підставі затверджених корпоративних документів і дозволених даних Active Directory.
- Чесне «відповіді немає» плюс простий реєстр таких питань з повідомленням HR, без впровадження Service Desk.
- Мови: українська, польська, англійська у відповідях; російську розуміє, відповідає українською.
- Адмініструє HR без програмування; статистика використання і якості; відкрита для вашого IT архітектура.
02 · Рішення
AI-шар над вашим Microsoft 365, а не нова система
Рішення складається з трьох шарів, і це не маркетингова схема, а спосіб виконати ваші вимоги до розвитку:
Канали
Microsoft Teams у MVP, єдина точка входу.
Telegram і голос підключаються потім як нові входи до того самого ядра, без переписування.
Ядро
Пошук по базі знань з цитатами, правила спілкування (конфіг HR),
реєстр питань без відповіді, статистика і журнал, мовна модель як замінний блок. Не залежить від каналу.
Джерела
SharePoint: документи і версії.
Active Directory: люди, посади, оргструктура, групи доступу. Тільки читання, тільки дозволені поля і теки.
Оркестрація сценаріїв та інтеграцій на відкритій платформі (n8n або аналог, як згадано у вашому брифі):
ваша IT-команда бачить логіку у візуальному редакторі, розуміє принцип роботи і може самостійно вносити невеликі зміни.
Повністю закритого рішення, логіку якого неможливо переглянути, у нас немає.
03 · Склад і межі MVP
Що вміє бот першого етапу
- Розуміє зміст завантажених документів: Word, PDF (включно зі сканами через розпізнавання), таблиці.
- Відповідає лише з підключених документів і дозволених даних AD; відповідь без знайденого джерела технічно не формується, тому власні припущення виключені.
- Дає посилання на документ-джерело, розділ і цитату при кожній відповіді.
- Чесно повідомляє, коли відповіді немає або інформації недостатньо.
- Пропонує передати питання в HR: кнопка у Teams або текстова команда. Перед відправкою показує, які дані буде передано, і чекає підтвердження.
- Створює структурований запис у єдиному реєстрі: дата і час, працівник, підрозділ, питання, відповідь бота або ознака її відсутності, коментар. Повідомляє визначений канал HR. HR звʼязується з працівником і використовує записи для поповнення бази.
- Тримає обмежений контекст діалогу: розуміє уточнення, не перепитує базові речі у межах розмови.
- Знає людей з Active Directory: посади, підрозділи, керівників, робочі контакти, місце в оргструктурі; допомагає знайти документ або відповідальну особу.
- Не змінює дані у корпоративних системах: тільки читання; єдиний виняток, запис у власний реєстр за погодженим сценарієм.
Межі MVP: одна спільна база знань для всіх користувачів (розмежування за аудиторіями: етап 2);
канал один, Teams; Telegram і голос у MVP не входять і в ціну не включені, як просить бриф.
04 · База знань і адміністрування
HR керує базою сам, без програмування
- Основне сховище: SharePoint. Додатково проста адмінформа завантаження. Незалежно від способу завантаження все потрапляє у єдину централізовану базу.
- HR бачить перелік підключених документів зі статусами (активний, індексується, деактивований, потребує перегляду), завантажує і оновлює, деактивує неактуальне.
- Контроль актуальності: документам призначається період перегляду, власник отримує нагадування (період змінюється у налаштуваннях).
- Формати MVP: DOCX, PDF, XLSX і таблиці всередині документів. Скановані PDF ідуть через розпізнавання (повільніше). Обмеження чесні: складна верстка або поганий скан знижують якість, такий документ отримує позначку в адмінці.
- З першого дня у документа є поле аудиторії: у MVP воно не використовується (база спільна), на етапі 2 вмикає розмежування без перебудови.
05 · Мови
Одна система на всі країни, без окремих ботів
- Відповіді: українською, польською або англійською, мовою звернення користувача.
- Питання російською бот розуміє, відповідає українською. Російська як мова відповіді не використовується ніде.
- Документи можуть бути різними мовами: бот формує відповідь мовою користувача на підставі дозволеного джерела, написаного іншою мовою, без зміни змісту і нормативного контексту.
- Мова звернення не є ознакою доступу: вона визначає лише мову відповіді. Вибір доступної бази знань (з етапу 2) робиться за країною, юрособою, підрозділом і групами користувача.
Додавання нової європейської мови
Румунська, німецька, чеська та інші додаються без перебудови і без окремого бота: (1) мова вмикається у налаштуваннях,
(2) за потреби завантажуються документи цією мовою, (3) контрольний прогін з носієм: 20-30 типових питань зі звіркою відповідей.
Строк: 1-2 тижні на мову, більшість часу це перевірка якості. Якість залежить від якості документів і результатів контрольного прогону,
який ми проводимо разом з вашими людьми.
06 · Достовірність і правила спілкування
Мінімум ризику вигаданих відповідей: за конструкцією, а не за обіцянкою
- Модель ніколи не бачить «весь інтернет» від імені бота: їй передаються лише фрагменти ваших документів, знайдені під конкретне питання.
- Цитати у відповіді звіряються з оригіналом документа; відповідь без джерела не видається, замість неї чесне «у базі знань цього немає».
- Сторонні теми (політика, політичні і громадські діячі, особисті якості керівників і працівників, чутки, конфлікти): ввічлива відмова.
- При повторних порушеннях: попередження користувачу, далі повідомлення HR з мінімально необхідним фрагментом. Автоматичного блокування немає, рішення завжди за людьми.
- Тон і правила спілкування: окремий конфіг, який HR редагує самостійно, без програмування і без нас. Зміни застосовуються одразу, історія змін зберігається. Поріг попереджень (дефолт 3) змінюється у налаштуваннях.
07 · Конфіденційність і контекст діалогу
Просте, дешеве і прозоре зберігання
| Параметр | Запропонований дефолт | Примітка |
|---|
| Контекст діалогу | 10 останніх повідомлень або 24 години | що настане раніше; далі автоочищення |
| Вплив на якість | уточнення розуміються | старі теми бот чесно перепитує |
| Вплив на вартість | мінімальний | короткий контекст здешевлює запити до моделі |
| Реєстр питань без відповіді | 12 місяців | потім автоочищення; строк змінюється |
| Персональна довготривала памʼять | немає | свідомо, як у брифі |
- Повні особисті діалоги працівників з ботом недоступні HR і адміністраторам для звичайного перегляду. Аналіз якості робиться на агрегованій і знеособленій статистиці.
- HR бачить: реєстр переданих питань (кожен запис створюється лише після підтвердження працівником, з показом переліку даних), статистику, конфіг правил.
- При повторних порушеннях правил HR отримує імʼя і мінімально необхідний фрагмент повідомлення, на якому спрацювало правило.
- IT бачить технічний журнал і моніторинг без змісту особистих розмов.
- Строки зберігання, правила очищення і розмежування доступу фіксуються у документації MVP і в договорі про обробку даних.
08 · Швидкодія, статистика, контроль
2-3 секунди на підтвердження, 95% повних відповідей до 30 секунд
- Якщо повна відповідь не готова одразу, користувач протягом 2-3 секунд бачить, що запит прийнято і обробляється.
- Ціль: 95% запитів з повною відповіддю до 30 секунд за штатного навантаження. Складні запити і затримки показують зрозумілий статус, користувач не лишається без звʼязку.
- Методика вимірювання: час фіксується на кожному запиті, від надходження повідомлення до повної відповіді. На дашборді: медіана, 95-й перцентиль, частка до 30 секунд, найповільніші запити з розбором причин.
- Очікуване навантаження (оцінка для ~300 офісних користувачів): штатно 100-200 запитів на день, пік 500-600 (перший тиждень після запуску, дні оголошення нових політик). Пропускну здатність закладаємо з триразовим запасом; перевищення обробляється чергою зі статусом користувачу, а не мовчазною відмовою.
Статистика MVP
Кількість користувачів і активність; кількість звернень; популярні теми; питання без відповіді; звернення, передані в HR;
середній час відповіді і частка у межах 30 секунд; технічні помилки, повтори і збої. Перегляд: вебпанель адміністратора
плюс вивантаження CSV для ваших звітів. Це наш рекомендований стартовий склад; додаткові показники додаємо за вашими запитами
у межах підтримки.
09 · Користувачі і доступ
Через корпоративний акаунт, без ручного реєстру
- Ідентифікація: корпоративний обліковий запис у Teams, як і вимагає бриф.
- Керування допуском: група доступу у корпоративному каталозі (напр. bot-users). Це стандартний механізм AD: додали людину в групу, бот працює; прибрали, не працює.
- Ручний реєстр користувачів не ведеться взагалі: джерело правди одне, ваш каталог.
- Механізм і строк припинення доступу: чинність акаунта і членство у групі перевіряються на кожному зверненні, без кешу прав. Заблокований у каталозі або відключений від Teams працівник втрачає доступ до бота з наступного ж повідомлення.
10 · Мовна модель: два варіанти
Порівняння за критеріями вашого брифу і рекомендація
| Критерій | Варіант 1 · зовнішня модель через шлюз | Варіант 2 · локальна open-source |
|---|
| Якість укр / пол / англ | висока в усіх трьох, стабільна | середня; невеликі моделі помітно слабші в українській і польській |
| Нові європейські мови | додаються налаштуванням | залежить від моделі; іноді потрібна заміна моделі |
| Робота лише з базою знань | однаково в обох: шлюз передає моделі тільки знайдені фрагменти, цитати звіряються, відповідь без джерела не видається |
| Серверні потужності | звичайний сервер застосунку | сервер з GPU: оренда ~$250-500/міс або власне залізо від ~$4-6 тис. |
| Строк запуску | 6-8 тижнів | 8-10 тижнів |
| Разові витрати | $5 950 | $7 000 + залізо/оренда |
| Регулярні витрати на модель | $30-80/міс за використання | $250-500/міс GPU, незалежно від використання |
| Захист даних | назовні йдуть лише фрагменти під конкретну відповідь; режим API без навчання провайдера на ваших даних, фіксується договором | нічого не покидає ваш контур |
| Обмеження | залежність від провайдера і інтернет-звʼязку | нижча якість складних відповідей і перекладів |
| Масштабування | просте, вартість росте плавно з використанням | обмежене залізом, апгрейд стрибками |
Рекомендація
Для вашого сценарію рекомендуємо варіант 1: стабільна якість українською і польською, запуск у строк,
і на вашому обсязі (орієнтовно кілька тисяч запитів на місяць) оплата за використання виходить у рази дешевшою за постійну оренду GPU.
Мета «не платити постійно зовнішньому постачальнику» на малих обсягах досягається якраз оплатою за використання.
Невелика локальна open-source модель базову якість забезпечити може, але в українській і польській помітно поступається.
Модель у нашій архітектурі це замінний блок: якщо згодом вирішите перейти на локальну, це заміна блока і тестовий прогін, а не переробка системи.
Спосіб чесно порівняти (як просить бриф): однаковий набір ваших документів (10-20) і контрольних питань (30-50),
прогін через обидва варіанти, сліпа оцінка відповідей вашими людьми, звіт з якістю, швидкістю і вартістю по кожному.
Вартість тесту: $700 (20 год), строк 2 тижні, можна виконати до старту MVP.
11 · Подальший розвиток без перебудови
Розмежування доступів, Telegram, голос
Етап 2: розмежування знань за аудиторіями
У документа вже у MVP є поле аудиторії, у користувача є атрибути з AD: країна, юрособа, підрозділ, окремі групи для винятків.
Тому розмежування (всі / Україна / Польща / підрозділи / спецгрупи) це налаштування і тестування, а не переписування:
$2 450-3 150 (70-90 год), 3-4 тижні, без перебудови бази знань і без втрати історії. Приклад з брифу
(різні правила відпусток для України і Польщі) закривається саме цим механізмом.
Telegram
У MVP не входить і у вартість не включений, як просить бриф. Оскільки ядро відокремлене від каналу, Telegram потім
підключається як ще один вхід: бот у Telegram, привʼязка акаунта до працівника, окрема модель доступу для виробничого
персоналу без Teams. База знань, правила, реєстр і статистика працюють одразу. Межі, ідентифікацію, строки і вартість
цього етапу погодимо окремо після перевірки MVP.
Голос (оцінка наперед, стандартний ліцензований голос, без клонування)
| Варіант | Що робить | Оцінка робіт | Регулярні витрати |
|---|
| Голос на вхід | голосове повідомлення розпізнається, відповідь текстом | 30-40 год · $1 050-1 400 | розпізнавання за хвилини; на офісному обсязі десятки $/міс |
| Голос на вхід і вихід | плюс озвучення відповіді | +20-30 год · $700-1 050 | плюс синтез мовлення, порівнянні суми |
| Асистент у реальному часі | живий голосовий діалог | окремий проєкт, від 120 год | помітно вищі, залежать від хвилин; оцінка після MVP |
Чесне застереження: можливості голосу всередині Teams обмежені платформою Microsoft, найпрактичніший перший крок
це голосове повідомлення з текстовою відповіддю. Голос у Telegram розглянемо разом з підключенням цього каналу.
12 · Строки і вартість
Розрахунок за ставкою $35/год
MVP · рекомендована конфігурація (варіант 1)
$5 950одноразово · 170 год × $35 · строк 6-8 тижнів
Teams-бот у вашому тенанті · ядро з пошуком, цитатами і чесним «не знаю» · інтеграції SharePoint і AD ·
адмінка бази знань для HR · правила спілкування у конфігу · реєстр питань без відповіді з повідомленням каналу HR ·
статистика і журнал · мовні правила (укр/пол/англ, розуміння рос) · пілот на тестовій групі · документація і навчання HR та IT.
Регулярні витрати (варіант 1)
- $250/міс підтримка і супровід: моніторинг, оновлення, консультації HR, дрібні правки
- $30-80/міс мовна модель, оплата за використання
- інфраструктура: ваш Azure ~$50-100/міс, або наш хостинг (включено у підтримку)
MVP на локальній моделі (варіант 2)
- $7 000 одноразово (200 год), строк 8-10 тижнів
- GPU: оренда ~$250-500/міс або власне залізо від ~$4-6 тис. разово
- підтримка $250/міс, модель без поплатежів
| Наступні етапи (за бажанням) | Вартість | Строк |
|---|
| Порівняльний тест зовнішньої і локальної моделі на ваших документах | $700 | 2 тижні |
| Етап 2: розмежування доступів за аудиторіями | $2 450-3 150 | 3-4 тижні |
| Голос: повідомлення на вхід, відповідь текстом | $1 050-1 400 | 2-3 тижні |
| Telegram для виробничого персоналу | оцінка після MVP | окремо |
Оплата поетапно: 50% на старті, 50% після приймання MVP за критеріями, зафіксованими у договорі.
Якщо під час впровадження зʼявляється новий обсяг поза складом MVP, він оцінюється окремо і виконується лише після погодження.
13 · Вимоги до участі з вашого боку
Що потрібно від HR і IT
Від HR · 2-3 год на тиждень під час впровадження
- Затверджені документи в одному місці (SharePoint або передати нам)
- Перелік заборонених тем і бажаний тон бота (правимо стартовий конфіг разом)
- Канал HR для повідомлень реєстру
- Участь у пілоті: розбирати реєстр і давати зворотний звʼязок два тижні
Від IT · разові стандартні дії у Microsoft 365
- Реєстрація Teams-застосунку у тенанті (інструкцію даємо)
- Право читання дозволених тек SharePoint
- Право читання дозволених полів AD: ПІБ, посада, підрозділ, керівник, контакти
- Група доступу bot-users
- Рішення про середовище: ваш Azure або наш хостинг
14 · Технічна підтримка і розвиток
Супровід за стандартом, а не «пишіть у чат»
- Кожне звернення отримує номер і статус у реєстрі підтримки; чат лише дублює повідомлення, а не замінює запис.
- Пріоритети P1-P4 зі строками реакції і вирішення; критичні збої розбираються з постмортемом.
- Раз на місяць кумулятивний звіт одним посиланням: рух звернень, типи робіт, витрачені години, дотримання строків.
- Гарантійні дефекти не списують години з пулу підтримки: ви бачите такі рядки з нульовими годинами і позначкою «гарантія».
- Розвиток (нові мови, розмежування, Telegram, голос) плануємо ітераціями за вашими пріоритетами.
15 · Наступний крок
Подивіться демонстрацію, далі коротка зустріч
Ми вже зібрали живу демонстрацію за вашим брифом: 12 сценаріїв і 59 кроків,
від відповіді з цитатою до плану запуску. Її можна пройти самостійно у браузері, кожен екран має пряме посилання,
щоб ділитися конкретним кроком з колегами з HR та IT.
Пропонуємо зустріч на 30-40 хвилин з вашими HR і IT: пройдемо демонстрацію разом, звіримо склад MVP і зафіксуємо старт.
За бажанням почнемо з порівняльного тесту моделей на ваших документах.